ホームページの管理を引き継いだとき、ドメイン・サーバー・CMSの管理情報は、まず経理の請求書で契約先を探し、名義は誰でも見られる登録情報で確かめ、分からないところを制作会社に聞く、という順番で見つかりました。

わたしは3年前、総務と兼任でWeb担当になりました。
引き継ぎ資料はA4が1枚で、書いてあったのはサイトのURLと、制作会社の会社名と、月々の保守料金だけです。

担当になって最初の1週間は、会社が持っているものの名前を書き出すだけで終わりました。
そのときのことは、Web担当を任されて最初の1週間で確認することを書いた記事にまとめています。

この記事では、その一覧の中でも一番時間がかかった、ドメイン・サーバー・CMSの3つをどう探したかを書きます。

3つが何なのかだけ先に押さえる

探す前に、3つが何なのかを自分の言葉で言えるようにしておきました。
制作会社や経理に聞くとき、何を聞いているのか自分で分かっていないと、返事が来ても読めないからです。

  • ドメイン。example.co.jp のような、サイトの住所にあたる文字列。メールアドレスの@から後ろにも使われている
  • サーバー。サイトの文章や写真のデータが置いてある場所。毎月か毎年、使用料を払って借りている
  • CMS（社内の人がサイトを更新するための仕組み）。わたしの会社はWordPressで、お知らせの更新に使っている

この3つは、それぞれ別の会社と契約していることがあります。
わたしの会社もそうでした。
1か所に聞けば全部分かる、とは限らないということです。

経理の請求書から先に見る

ドメインの管理会社が分かるまでに、わたしは2週間かかりました。

最初の10日ほどは、インターネットで調べ方を検索しては試していました。
分かったのは、ドメインが会社の名前で登録されていることだけです。
どこの会社で管理しているのかは、最後まで分かりませんでした。

見つかったのは、経理の棚です。

制作会社からの請求書は、毎月の保守料金とは別に、年に1回「ドメイン管理料」という名目で届いていました。
毎月の請求書とは別のファイルに綴じてあったので、最初に経理に聞いたときには出てこなかったのです。

ドメインは、制作会社がうちの会社の代わりに管理していました。
最初から経理に「年に1回だけ届く請求書はありますか」と聞いていれば、2週間はかからなかったと思います。

経理に聞くときに、わたしが確認したことです。

  • Web関連で、毎月払っているもの
  • 年に1回だけ払っているもの（ドメインやサーバーは年払いのことがある）
  • クレジットカードで自動的に引き落とされているもの
  • 請求書の宛名が、会社ではなく個人になっているもの

クレジットカードの引き落としは、請求書が紙で届かないので見落としやすいです。
カードの明細も一緒に見せてもらいました。

ドメインはWHOISで名義を確かめる

経理の書類で契約先が分かったら、次は名義を確かめます。

ドメインには、誰が持ち主なのかを調べられる仕組みがあります。
WHOIS（フーイズ。ドメインの登録情報を誰でも検索できるサービス）といいます。

.co.jp や .jp で終わるドメインなら、JPRS（日本のドメインを管理している会社）のJPRS WHOISで、ドメイン名を入れて検索できます。
わたしの会社の場合、組織名の欄に会社の名前が出ていて、ひとまず安心しました。

ただ、ここで2週間迷った理由も分かりました。
JPRSの説明には、どの事業者が管理しているかという情報はWHOISでは表示されない、と書かれています。
わたしはWHOISを何度見ても管理会社の名前が出てこないので、見方を間違えているのだと思い込んでいました。

同じページには、管理している事業者が分からない場合は、ドメインの登録者がJPRSの窓口に問い合わせるように、という案内もあります。
社内の書類で見つからないときは、この方法もあるそうです。

.com などで終わるドメインは、JPRSではなく別の検索サービスで調べることになります。
わたしの会社は .co.jp だったので、そちらは使っていません。

サーバーは制作会社に聞く

サーバーは、制作会社に聞くのが一番早かったです。

わたしが送ったメールは、こういう中身でした。

  • 弊社のサイトのデータは、どこのサーバー会社に置かれていますか
  • そのサーバーの契約は、弊社名義ですか、御社名義ですか
  • サーバー会社に登録されている連絡先のメールアドレスは、誰のものですか
  • 支払いは、どこから、どの方法でしていますか

返事は2日後に来ました。
サーバーは別のレンタルサーバー会社で、契約は会社名義、支払いは会社のクレジットカードでした。

問題は3つ目です。
サーバー会社に登録されている連絡先が、前任者の個人のメールアドレスのままでした。
前任者はすでに退職していたので、更新の案内や大事なお知らせが来ても、誰にも届かない状態だったことになります。

連絡先を会社の代表アドレスに変える手続きは、制作会社に手伝ってもらいました。
終わるまでに1ヶ月ほどかかっています。

サーバーまわりで、もう1つ聞いておきたいのがバックアップ（おかしくなったときに元へ戻すための控え）です。
誰が取っているのかの確かめ方は、別の記事で書きます。

CMSは管理画面に入れるかと、誰が管理者かを見る

CMSは、3つの中で一番身近です。
毎月お知らせを更新するのに使うので、管理画面に入れないと仕事になりません。

WordPressの場合、管理画面の入り口は、サイトのアドレスの後ろに /wp-admin を付けたURLだと公式の説明に書かれています。
ただ、制作会社によっては入り口のアドレスを変えていることもあるそうなので、開けなければ制作会社に聞いたほうが早いです。

わたしは引き継ぎのとき、ログインのためのIDとパスワードを持っていませんでした。
制作会社に頼んで、わたし用のアカウントを作ってもらっています。

入れるようになったら、管理画面の「ユーザー」から「ユーザー一覧」を開いて、誰が登録されているかを見ます。
わたしが見たのは、名前と、権限グループ（その人ができることの範囲）の2つです。

WordPressの権限グループは、管理者・編集者・投稿者・寄稿者・購読者に分かれています。
すべての設定を変えられるのは管理者です。

一覧を開くと、前任者の名前のアカウントが、管理者のまま残っていました。
自分で消していいのか分からなかったので、制作会社に相談しています。
お知らせの書き手が前任者の名前になっている記事があるので、消すとどうなるかを確かめてから扱ったほうがいい、と言われました。

前任者に連絡が取れない場合の引き継ぎの進め方は、それだけで長くなるので別の記事にまとめます。

分かったことを1枚の表にして、置き場所を決める

3つの契約先と名義が分かったら、1枚の表にしておきます。
わたしの会社では、いまこういう形にしています。

項目契約先名義連絡先のメール支払い更新の時期
ドメイン制作会社が代わりに管理会社制作会社の担当窓口年1回の請求書毎年◯月
サーバーレンタルサーバー会社会社会社の代表アドレス会社のクレジットカード毎年◯月
CMS（WordPress）自社サイトの中―管理者は制作会社とわたし――

この表に、パスワードは書いていません。
パスワードは別にして、上司と相談して決めた鍵付きの場所に置いています。

表の置き場所も、上司に伝えておきました。
わたしが休んだり異動になったりしたとき、次の人が2週間かけずに済むようにするためです。

まとめ

ドメイン・サーバー・CMSの管理情報は、経理の請求書、誰でも見られる登録情報、制作会社の順にあたると、わたしの場合は早く見つかりました。

やることを1つに絞るなら、経理に「Web関連で、年に1回だけ払っているものはありますか」と聞くことだと思います。

毎月の支払いは誰かが覚えていますが、年に1回のものは忘れられています。
わたしが2週間迷ったドメインも、答えはその年1回の請求書の中にありました。